Všeobecné podmienky účasti

PODMIENKY ÚČASTI NA SMART ENERGY FORUM  2025 SK AGROKOMPLEX NITRA

   I. Organizátor

SMART ENERGY FORUM s. r.o., Dobrá 177, 739 51 Dobrá (ďalej len “SMART ENERGY FORUM”).

  II:Vystavovateľ

 Právnické osoby a fyzické osoby, ktorých účasť na veľtrhu bola potvrdená SMART ENERGY FORUM.

 III.Registrácia na veľtrh a prideľovanie plôch

III.1. Riadne vyplnená prihláška spolu s objednávkou výstavných priestorov, zaslaná na SMART ENERGY FORUM, je pre klienta záväzná. SMART ENERGY FORUM rozhoduje o prijatí, zamietnutí alebo znížení objednávky výstavnej plochy a nie je povinné svoje rozhodnutie odôvodniť. Prihláška nebude akceptovaná, ak činnosť klienta nie je v súlade s nomenklatúrou výstavy. Zmluvný vzťah (zmluva) vzniká potvrdením žiadosti o účasť, ktorej súčasťou je aj záväzná objednávka výstavných priestorov. Novým návrhom je len zníženie objednávky na výstavnú plochu SMART ENERGY FORUM a zmluva sa následne uzatvára prijatím návrhu vystavovateľom. S potvrdením o prijatí žiadosti o účasť zašle SMART ENERGY FORUM zálohovú faktúru na nájomné s vyúčtovaním príslušnej DPH. Pri žiadostiach prijatých po 1. januári príslušného kalendárneho roka sa vystavuje faktúra vo výške 50 % z nájomného a 100 % z registračného poplatku.

III.2. Po prijatí zaplatenia zálohy na nájomné v stanovenej výške a registračného poplatku SMART ENERGY FORUM zašle “Potvrdenie o umiestnení stánku”, ktorým SMART ENERGY FORUM pridelí vystavovateľovi objednanú plochu a číslo stánku. Zároveň vystavuje zálohovú faktúru na nedoplatky na nájomnom vrátane výšky príslušnej DPH. Podmienkou odovzdania výstavnej plochy v stanovenej lehote je úhrada celého nájomného, registračného poplatku a služieb spojených s výstaviskom, vrátane príslušnej DPH. Do 14 dní po skončení veľtrhu vystaví SMART ENERGY FORUM konečnú faktúru s vyúčtovaním za ďalšie služby poskytované na výstave.

 III.3. SMART ENERGY FORUM môže rozhodnúť o zmene umiestnenia stánku v rámci výstavy bez súhlasu vystavovateľa, ale o tejto skutočnosti vystavovateľa bezodkladne upozorní. V takom prípade nie je vystavovateľ oprávnený požadovať náhradu škody spôsobenej zmenou umiestnenia stánku.

 III.4. Pridelený priestor nesmie vystavovateľ prenajať žiadnej tretej osobe. Výnimkou je spoločná účasť viacerých firiem na jednej výstave. V takom prípade je vystavovateľ povinný uhradiť registračný poplatok spoluvystavovateľa za každú ďalšiu spoločnosť. V prípade porušenia bude vystavovateľ povinný uhradiť registračný poplatok spoluvystavovateľa v dvojnásobku sumy počas podujatia.

 III.5. V prípade nezaplatenia celého nájmu alebo akejkoľvek zálohy v termíne splatnosti uvedenom na faktúre je omeškanie vystavovateľa podstatným porušením jeho zmluvnej povinnosti a SMART ENERGY FORUM je oprávnené odstúpiť od zmluvy a neumožniť vystavovateľovi vstup do priestorov. Ak sa vystavovateľ výstavy nezúčastní, je povinný uhradiť aj už vystavené zálohové faktúry a poskytnuté služby. Ich zaplatením a následným vyúčtovaním sa ukončia povinnosti zmluvných strán tejto zmluvy.

 

 IV. Prenájom výstavných priestorov a registračný poplatok

 IV.1. Veľkosť výstavnej plochy je minimálne 12 m2, jej tvar musí rešpektovať pomer dlhšej strany k kratšej strane až do maximálnej hodnoty 2,5. Nájomné sa určuje podľa veľkosti plochy a každý začatý meter štvorcový sa účtuje ako celok. Nájomné je stanovené na obdobie prípravy, samotnej akcie a likvidácie a zahŕňa aj celkovú prípravu, organizáciu, produkciu a propagáciu výstavy.

IV.2. Registračný poplatok vystavovateľa a spoluvystavovateľa je nevratný a platí sa pri registrácii na účasť na veľtrhu.

 

V. Platobné a penálové podmienky

V.1. Vystavovateľ sa zaväzuje uhradiť SMART ENERGY FORUM za všetky poskytnuté výkony do splatnosti uvedenej na faktúre. V prípade, že vystavovateľ neuhradí fakturovanú sumu najneskôr v deň splatnosti uvedený na faktúre, zmluvné strany sa dohodnú na úroku z omeškania vo výške 0,1 % za každý deň omeškania z neuhradenej sumy. Touto dohodou nie je dotknuté právo FÓRA PRE INTELIGENTNÚ ENERGIU odstúpiť od zmluvy podľa článku III.5.

 V.2. V prípade, že Vystavovateľ úplne odstúpi od účasti na výstave SMART ENERGY FORUM alebo obmedzí (zmenší) povinne objednanú výstavnú plochu, zaplatená suma nájmu (alebo jej pomerná časť) bude vrátená Vystavovateľovi v prípade, že písomné zrušenie objednanej plochy alebo jej časti bude doručené SMART ENERGY FORUM najneskôr 6 mesiacov pred začiatkom Veľtrhu.

 V.3.Zrušenie  (písomne) objednaného priestoru alebo jeho časti vystavovateľom v období kratšom ako 6 mesiacov pred začiatkom veľtrhu je porušením jeho povinnosti riadne sa zúčastniť a vystavovateľ je povinný uhradiť zmluvnú pokutu SMART ENERGY FORUM v takomto prípade a) v období kratšom ako 6 mesiacov pred začiatkom veľtrhu vo výške 50% z prenájmu povinne objednaného priestoru b) v období kratšom ako 3 mesiace pred začiatkom veľtrhu vo výške celého nájomného

 

VI. Realizácia, prevádzka a likvidácia výstavných stánkov

VI.1. Vystavovateľ má právo objednať si výstavbu stánku a ďalšie služby súvisiace s vybavením stánku u ktorejkoľvek realizačnej spoločnosti. Vystavovateľ má právo používať vlastný stánok a vybavenie.

VI.2. Maximálna výška výstav vrátane bannerov je 4, 5 m, výnimky povoľuje len SMART ENERGY FORUM. Vystavovateľ je plne zodpovedný za dodržiavanie Technických a bezpečnostných predpisov a Organizačných pokynov SMART ENERGY FORUM, ktoré sú neoddeliteľnou súčasťou podmienok účasti, pri výstavbe stánkov a prezentácii exponátov. Dvojpodlažné výstavy už vo fáze projektu musia byť predložené na schválenie SMART ENERGY FORUM. V prípade viacpodlažných výstav je vystavovateľ povinný predložiť certifikát statika SMART ENERGY FORUM najneskôr v deň výstavy.

 VI.3. Vystavovateľ je povinný predložiť SMART ENERGY FORUM na schválenie SMART ENERGY FORUM v stanovenom termíne pred začatím prípravy. Architektonické riešenie výstavy nesmie obmedzovať okolité výstavy. Expozícia musí spĺňať podmienky požiarnej ochrany (pozri Technické a bezpečnostné predpisy). Dvojpodlažné výstavy už v štádiu zámeru alebo štúdie musia byť predložené na posúdenie a schválenie požiarnemu špecialistovi správy veľtrhu. Vystavovateľ musí v prihláške o účasť uviesť zámer vybudovať na výstavnej ploche viacpodlažnú expozíciu.

VI.4. Zadná časť expozícií presahujúcich 2,5 m musí byť upravená tak, aby vizuálne nenarušovala vzhľad okolitých expozícií.

 VI.5. Vystavovateľ je povinný overiť a dodržať výšky, nosnosť a v prípade potreby aj ďalšie technické parametre, ktoré sú vyššie ako norma uvedená v objednávke alebo vo výstavnej ploche (rozmery dverí a pod.).

VI.6. Vystavovateľ si môže objednať dodávku elektriny, vody a telefónu výhradne od SMART ENEGY FORUM v stanovenom termíne pred výstavou.

 VI.7. Vystavovateľ si môže zostaviť vlastný stánok len v termíne stanovenom SMART ENERGY FORUM. Pri realizácii výstav je vystavovateľ plne zodpovedný za činnosť realizačnej spoločnosti poverenej vystavovateľom na výstavisku.

 VI.8. Vystavovateľ (alebo ním poverená spoločnosť) nesmie exponáty a výstavu likvidovať pred skončením výstavy.

VI.9. Vystavovateľ je plne zodpovedný za škody spôsobené chybnou elektroinštaláciou na stánku. Vystavovateľ je povinný predložiť SMART ENERGY FORUM najneskôr v deň otvorenia veľtrhu inšpekčnú správu o elektroinštalácii vo výstavnom stánku vydanú autorizovaným technikom.

VI.10. Vystavovateľ je zodpovedný za výstavnú plochu a všetko vybavenie prenajaté SMART ENERGY FORUM a je povinný ich po skončení podujatia odovzdať v neporušenom stave. Ak vystavovateľ poškodí alebo kontaminuje výstavnú plochu, výstavnú plochu alebo zariadenie zapožičané SMART ENERGY FORUM, je povinný nahradiť SMART ENERGY FORUM spôsobenú škodu v plnej výške.

VI.11. Vystavovateľ je povinný zlikvidovať ním vzniknutý odpad na vlastné náklady. Na tento účel sú povinní objednať kontajnery na odpad alebo odpad odviezť vlastnými prostriedkami. Po demontáži je vystavovateľ povinný odovzdať výstavnú plochu upratanú a nepoškodenú a spísať protokol o tomto odovzdaní so zástupcom SMART ENERGY FORUM. V prípade, že vystavovateľ neodovzdá plochu v správnom stave, je SMART ENERGY FORUM oprávnené účtovať zmluvnú pokutu vo výške 100 Kč/m2 objednanej výstavnej plochy, zodpovedajúcu nákladom na upratovanie.

VI.12. Vystavovateľ sa zaväzuje dodržiavať stanovené časy príchodov a odchodov do výstavných priestorov SMART ENERGY FORUM. Vystavovatelia sú povinní nosiť svoje vystavovateľské karty viditeľne počas celého veľtrhu.

 VI.13. Vo výstavných halách je zakázané fajčiť (vrátane elektronických cigariet) a manipulovať s otvoreným ohňom. Vstup s domácim miláčikom (pes, mačka a pod.) nie je na výstavisko povolený. Na výstavisku nie je povolený pohyb na bicykloch a iných kolesových vozidlách.

 

VII. Prezentácie

VII.1. Vystavovateľ je oprávnený propagovať svoje výrobky len na vlastnej výstave. Nie je dovolené umiestňovať firemné bannery, distribuovať letáky, zverejňovať propagačné a informačné materiály mimo samotnej výstavy, na okná, steny, podlahy alebo stĺpy sál. Správa výstavy je oprávnená zakázať akúkoľvek reklamu, ktorá nie je v súlade s vyššie uvedenými odsekmi, alebo ju odstrániť na náklady vystavovateľa. Vystavovateľ nesmie svojou prezentáciou rušiť ani obmedzovať okolité výstavy. Mimo výstav je možné umiestňovať a distribuovať plagáty, reklamné nápisy a iné propagačné prostriedky len na miestach určených SMART ENERGY FORUM za špeciálne poplatky. SMART ENERGY FORUM môže zakázať alebo obmedziť prezentácie, ak spôsobujú hluk, prach, výpary, otrasy a narúšajú prevádzku podujatia. Na hranici výstavného stánku nesmie byť prekročená hladina hluku 70 dB v zmysle nariadenia vlády č. 148/2006 Z. z. o ochrane zdravia pred nepriaznivými účinkami hluku a vibrácií v znení neskorších predpisov. Okrem hudobnej produkcie na veľtrhu je vystavovateľ povinný požiadať o súhlas aj príslušného kolektívneho správcu autorských práv (OSA, INTERGRAM) v zmysle zákona č. 121/2000 Z. z., autorský zákon, v znení neskorších predpisov, a uhradiť prípadné poplatky. Je zakázané vysielať akustickú reklamu rušiacu ostatných vystavovateľov.

 VII.2. V zmysle zákona č. 480/2004 Z. z. o regulácii reklamy vystavovateľ súhlasí so zasielaním ponúk súvisiacich s jeho účasťou na výstave.

VII.3. V súlade so zákonom č. 121/2000 Z. z., autorský zákon, vystavovateľ SMART ENERGY FORUM udeľuje súhlas so získaním zvukových a obrazových záznamov a ich zverejnením v súvislosti s prezentáciou SMART ENERGY FORUM alebo výstavou, na ktorej sa vystavovateľ zúčastnil, bez nároku vystavovateľa na odmenu.

VII.4. SMART ENERGY FORUM je oprávnené použiť textové a obrazové materiály zaslané Vystavovateľom za účelom prezentácie SMART ENERGY FORUM alebo výstavy, na ktorej sa Vystavovateľ zúčastnil.

VII.5. V súlade s nariadením EÚ o ochrane osobných údajov (GDPR) je SMART ENERGY FORUM ako sprostredkovateľ oprávnený spracúvať, uchovávať a uchovávať osobné údaje získané od vystavovateľa za účelom riadneho zabezpečenia veľtrhu, na ktorom sa vystavovateľ zúčastnil, na čo mu vystavovateľ udeľuje súhlas.

 

 VIII. Straty a poistenie

VIII.1. SMART ENERGY FORUM nezodpovedá vystavovateľovi ani jeho spoluvystavovateľovi za stratu, zničenie alebo akékoľvek poškodenie exponátov, vybavenia a vybavenia stánku, tovaru, obalov a obalového materiálu, bez ohľadu na to, či k zničeniu alebo inému poškodeniu došlo pred otvorením, počas alebo po skončení výstavy. SMART ENERGY FORUM zabezpečuje všeobecnú nočnú bezpečnosť výstaviska. V prípade odcudzenia exponátov je vystavovateľ povinný túto skutočnosť oznámiť Polícii, náhrada škody je možná len prostredníctvom poisťovne. Za týmto účelom vystavovateľ uzavrie poistenie svojej expozície, vystaveného tovaru a vybavenia.

VIII.2 Vystavovateľ má možnosť objednať si individuálne zabezpečenie svojho stánku na SMART ENERGY FORUM.

IX.Záverečné ustanovenia

IX.1. V prípade, že SMART ENERGY FORUM nemôže otvoriť výstavu alebo zabezpečiť jej konanie v plnom rozsahu alebo čiastočne z dôvodu okolností, ktoré nie sú ňou spôsobené (vis major), bezodkladne o tom informuje vystavovateľa. Všetky záväzky vyplývajúce z uzatvorenej zmluvy o účasti vystavovateľa zanikajú a vystavovateľovi nevzniká nárok na náhradu vzniknutej škody. V tomto prípade je SMART ENERGY FORUM oprávnené požadovať od vystavovateľov úhradu objednanej výstavnej plochy a služieb zodpovedajúcich úrovni spracovania.

IX.2. Akékoľvek zmeny a doplnenia zmluvného vzťahu je možné platne vykonať len písomnou dohodou.

 IX.3. Akékoľvek nároky vystavovateľa voči SMART ENERGY FORUM je potrebné uplatniť zodpovednému zamestnancovi písomne ihneď po zistení vady, najneskôr v posledný deň veľtrhu, inak jeho právo zaniká.

 IX.4. Vystavovateľ je oprávnený požadovať ako náhradu škody sumu zodpovedajúcu maximálne 100 % zaplateného plnenia za prenájom výstavnej plochy, ako najvyššiu predvídateľnú škodu vyplývajúcu z porušenia povinnosti SMART ENERGY FORUM.

IX.5. Zmluvné vzťahy sa riadia českým právom.